.

Procesbegeleiding online

De spanning tijdens de vergadering is voelbaar. Blikken gaan over en weer, terwijl sommigen ingespannen staren naar het lege suikerzakje naast hun kopje. 

Procesbegeleiding is een vak apart, met name omdat essentiële boodschappen vaak non-verbaal worden geuit en ongeschreven regels het formele proces kunnen gaan bepalen wanneer je ze veronachtzaamt. Tijdens onze opleiding procesbegeleiding wordt juist hiermee geoefend.

Maar ja, zo vroeg één van onze voormalige cursisten ons vorige week, hebben jullie nog goede tips om online een bijeenkomst goed te faciliteren? De eerlijkheid gebied om te zeggen dat ook wij het wiel aan het uitvinden zijn.

Onze sessies vinden deze dagen bijna allemaal online plaats. Dit roept tal van vragen op, zoals:

  • Hoe bereid je een sessie voor, wat is anders dan offline?
  • Wat is belangrijk bij het leiden van een online sessie?
  • Hoe (lang) houd je de concentratie vast?

We zijn allemaal op verkenningstocht in onbekend gebied. Juist nu is het dus belangrijk om te delen wat we ervaren en hieruit lessen te trekken. Hoe sneller we ons een afgestemd nieuw referentiekader eigen maken, hoe effectiever we bijeenkomsten online kunnen uitvoeren. Dus, bij deze nodigen we je van harte uit om ervaringen te delen en lessen te trekken.

Om een voorzet te geven hebben we aan wat mensen in onze omgeving naar hun ervaringen gevraagd en die gecombineerd met de onze. Dit leidde tot de volgende inzichten:

Voorbereiding

Hoe meer ervaring, des te beter je gaat voorbereiden”, zei een collega eens tegen me. Ik was verbaasd, want juist deze collega verdacht ik ervan veel te improviseren. Jawel, zei ze, maar ervaring vertelt je ook wat er allemaal mis kan gaan. Je hebt dus een rugzak aan ervaringen waarin er ook een paar zitten die je liever niet meer tegenkomt. Voorbereiding geeft dus juist ruimte om te improviseren omdat je makkelijker terugkomt op de ingezette lijn van wat je wilt behandelen tijdens een sessie.

Online improviseren is een stuk lastiger. Immers, de non-verbale feedback die hiermee samenhangt is nauwelijks waar te nemen. Hierdoor wordt improvisatie snel als rommelig/ ongestructureerd ervaren. De les is dan ook dat aan een succesvolle (zakelijke) online sessie een degelijke voorbereiding voorafgaat.

De volgende vragen kunnen daarbij helpen:

  • Wat wil je bereiken met de bijeenkomst? (SMART)
  • Welke deelnemers zijn daarbij relevant?
  • Welke informatie wil je delen?
  • Ben je thuis op het systeem dat je gebruikt?

Tip: Als je hier wat onzeker over bent is het handig om met bekenden vooraf even te oefenen en online een instructiefilmpje te bekijken. Dit is een investering die zich tijdens de sessie terugverdient.

Leiding

Maak bij de start van de sessie even tijd om uit te leggen hoe je de sessie wilt begeleiden. In een ‘fysieke’ sessie is het makkelijker om te wisselen in stijl. Soms even structureren, dan de touwtjes weer wat vieren om tot nieuwe ideeën te komen of een privé-gesprekje tussendoor ten behoeve van de gewenste sfeer.

Online is dat allemaal ook aanwezig, maar nu explicieter. Als iemand lang het woord heeft volstaat alleen een blik of gebaar niet om het ‘zenden’ in te perken. Het is dus belangrijk dat je bij de start van sessie regels met elkaar afspreekt.

Tips:

  • Eén heeft de leiding en mag gesprekken afbreken als die naar haar/zijn inzicht onvoldoende toevoegen. Dit gaat dan zuiver over effectief vergaderen. De inzichten kunnen natuurlijk zeer relevant zijn, maar op dat moment bijvoorbeeld te veel nuances toevoegen waardoor de rode draad vervaagt.
  • Wissel van voorzitter bij regelmatig vergaderen met dezelfde groep.
  • Met meerdere personen online is het handig om af te spreken om te “muten”. Het kan natuurlijk dat iedereen dat voor zichzelf doet -je microfoon alleen aanzetten als je spreekt om achtergrondgeluid te minimaliseren- of dat je de procesbegeleider toestaat dit waar nodig te doen.
  • Spreek af welke agendapunten je in ieder geval wilt behandelen. Rond agendapunten binnen de vooraf bepaalde tijd af, ook als die nog niet het gewenste resultaat hebben. Spreek in dat geval af om op een ander moment dit agendapunt terug te laten komen.

Concentratie

Het is juist online verleidelijk om zakelijk te werken. Dat is ook fijn, je kunt “meters” maken doordat er minder rekening gehouden hoeft te worden met emoties. Er is ‘commitment’ over de beperking van online werken en daarmee bijvoorbeeld acceptatie van een besluit dat anders wellicht meer discussie zou hebben opgeroepen.

Het blijkt dat online vergaderen -met beeld- vermoeiender is dan offline. In het echte leven kun je makkelijker even afdwalen en weer aanhaken. Online trekt het beeldscherm als een kampvuur de aandacht. Het richten van je aandacht vraagt concentratie en kost energie. Afdwalen gebeurt sneller dan offline. Het is verleidelijk om bijvoorbeeld even je mail te checken. In de praktijk blijkt dat een sessie met meerdere personen maximaal 2 uur duurt.

Als het langer duurt, las dan een pauze in.  Informele ruimte creëren geeft het brein ruimte voor reflectie en inzicht. Haal die inzichten nog even op na deze pauze. Dit geldt ook voor een volgende vergadering.

Tip: Geef gerichte instructie om na een uur even te bewegen, mensen komen dan met een heel andere energie terug in beeld.

Afronden

Net als bij normale vergaderingen plannen mensen soms direct een andere activiteit na de vergadering. De aandacht kan dan de laatste tien minuten al verslappen waardoor juist de afspraken of waardevolle samenvattingen niet goed beklijven. Neem daardoor ruim te tijd om af te ronden.

Tips:

  • Rond iedere fase af met een samenvatting, laat iemand aantekeningen hiervan maken en deel die direct na afloop van de meeting.
  • Dit is tevens deel van de voorbereiding van de volgende meeting. Immers, net als bij een normale vergadering worden er afspraken gemaakt over wie wat voorbereid of uitwerkt voor de volgend keer.
  • Houdt de rondvraag beperkt in tijd. Het helpt om een hele duidelijke eindvraag te stellen. Bijvoorbeeld: Welk onderwerp is belangrijk om de volgende keer meer tijd aan te besteden of “wat is de oogst van dit gesprek in 3 punten”.

Laat de afspraken doorgaan!

Het werk op afdelingen of in projecten kan mensen opslokken. Zeker als er directe klant-, cliënt- of leerling- of andere contacten in het spel zijn. Het is dan verleidelijk om korte termijn impulsen prioriteit te geven boven de geplaande online sessie. Als organisator is het belangrijk de sessie hoe dan ook -net als ‘fysieke’ afspraken- door te laten gaan. Zelfs als er maar twee deelnemers aanwezig zijn kan je een goed gesprek voeren in lijn met de oorspronkelijke agenda. Het loont de moeite de anderen “bij te praten” over dit gesprek. Op deze manier creëer je een discipline conform de norm “het gaat hoe dan ook door”. Daarmee krijgt online dezelfde status als iedere andere bijeenkomst.

“Learning by doing”

En tot slot een algemeen en welgemeend advies. Het is voor iedereen nieuw, “learning by doing” dus in de meest pure vorm. Wees dus bescheiden en bevraag eerst jezelf en dan de ander. Zo leer je met elkaar.

In een volgende blog gaan we verder in op andere vragen en adviezen die wij hebben gekregen. We nodigen je van harte uit om ons te voeden met jouw vragen.

We hebben al staan:

  • Zit er verschil in hoe je een vergader-, coaching-, trainings- of andersoortig proces online begeleid?
  • Welk programma is het meest geschikt voor welk soort bijeenkomst?
  • Hoe weet je of je daadwerkelijk draagvlak hebt gecreëerd voor een besluit of is het überhaupt mogelijk om besluiten online te nemen?
  • Non verbale signalen online? Kun je daar wat mee?
  • Hoe ga je om met afleidingen thuis, bijvoorbeeld kinderen die binnen komen (bij ons thuis meestal) stormen?

Wensen je een gezond proces toe.

TOP