.

Theo, ‘the critical succesfactor’!

Iedereen kent Theo, hij zit in een kantoortje achter in een lange gang. Niemand weet precies bij welke afdeling hij hoort en wat zijn functie is. Hij zat er al toen het gebouw nog in aanbouw was. Theo kent iedereen en iedereen kent Theo. Dat komt zo. Als je een vraag hebt over welk onderwerp dan ook, dan ga je naar Theo. Meestal bromt hij je een antwoord toe zonder op te kijken. Soms pakt hij direct de telefoon, tikt uit zijn hoofd een nummer in, bromt iets wat op wat jouw vraag lijkt en geeft daarna adequaat antwoord.

Daaraan moest ik denken toen ik op een stormachtige dag op het strand liep bij de Honds-bossche Zeewering. De wind giert om mijn oren als ik in de verte een opvallende serie houten palen in het zand zie staan. Palendorp noemen ze dat, ter herinnering aan het verleden. Wat tijdens de storm goed zichtbaar wordt, is de vorming van zandduinen rond de palen. Hoewel de palen niet met dit doel zijn neergezet ontstaat er vanzelf duinlandschap rondom.

De kamer van Theo is als het palendorp waar het zand is neergedaald. Het kantoor heeft de vriendelijke uitstraling van een huiskamer. Overal ligt wel iets. Alles heeft een onnavolgbare maar onmiskenbare orde. In al die jaren hebben de dingen een plaats gekregen. Soms neemt Theo de hond mee die dan rustig in de hoek ligt te slapen. Niemand zou daar toestemming voor krijgen, maar bij Theo is die vraag niet eens aan de orde.

Nu wil het geval dat er een nieuwe directeur is aangetreden. De winstmarges krompen als gevolg van aanhoudende recessie en duurdere grondstofprijzen. Niet iets waar Theo zich druk om maakte, immers de productie bleef op pijl en innovaties waren al jaren gemeengoed. De nieuwe directeur voerde een reorganisatie door. Het moest rationeler. Winstmarges werden opnieuw berekend. Productie- en administratieve processen beschreven, geanalyseerd en opnieuw geordend. Het organigram opnieuw getekend. Er was één persoon waar het management en haar consultants geen raad mee wisten. Theo.

Theo weet namelijk alles, behalve hoeveel tijd hij aan welke activiteit besteedt. Uren houdt hij niet bij. Theo doet wat nodig is, totdat het af is. Daarmee vulde hij meer dan een werkweek per week. Er waren weinig mensen die onder druk van de reorganisatie nog voor Theo konden spreken. Hoe oud was hij eigenlijk, zeker 60, maar misschien wel 70. Zijn dunne persoonsdossier bij de afdeling HR gaf uitsluitsel. Nog anderhalf jaar tot zijn pensioen. De besluitvaardige manager bood Theo een afkoopsom. De kamer werd kantoortuin en voor de zomer was alles geregeld. Opgelucht de vakantietijd in, nu zou de organisatie vruchten plukken van anderhalf jaar reorganisatie-inspanningen.

Vreemd genoeg liepen de zaken in augustus anders dan gepland. Op de een of andere manier lukte het niet om de effectiviteit als geheel te verbeteren. Klanten klaagden dat er niet werd geleverd volgens afgesproken specificaties. Dossiers waren niet op orde, kleurcoderingen klopten niet et cetera. Bij nader onderzoek ging het altijd over detailkwesties. Eén van de managers wist wel te vertellen wat er aan de hand was: “The devil is in the details”. Bij veel interview-verslagen was te lezen “daarvoor belde ik altijd even met Theo”.

Vorige week sprak ik een manager die het voor gezien hield bij deze organisatie. Hij zei: wat ze niet meer snappen is dat je niet alle informatie kunt opslaan en dan terugvinden. Het belangrijkste informatienetwerk is en blijft dat de mensen elkaar kennen en dus kunnen vinden. Het duurt jaren om een informeel kennisnetwerk te laten ontstaan. U leest het goed, te laten ontstaan. Dus niet ‘uitrollen’,‘opzetten’ of ‘invoeren’.

Een informatienetwerk draait om de palen op het strand. Sommige mensen zijn de palen. Afhankelijk van hun plek en vorm hoopt zich daar informatie op. Na verloop van tijd weet iedereen bij wie hij voor welke vraag moet zijn. En ja, wat hij vooral miste was de gezelligheid, van Theo. Theo (of Thea) staat natuurlijk voor een type medewerker die aan het verdwijnen is: Trouw, hartelijk, effectief en ouder(?:).

Ik wens u veel Theo’s en Thea’s.

TOP